【秘書経験者が話す】秘書に向いている人の特徴は？向き不向きを診断

秘書に向いている人って多少は想像できるけど、具体的にはどんな人なんだろう…と思いませんか？

秘書は、向いているか向いていないかによって大きくタイプが異なります。

向き不向きの判断がわかりやすくなるエピソードを盛り込んだので、診断してみてくださいね。

秘書の役割とは？

秘書は、上司や組織のニーズに対して臨機応変に対応し、スムーズな業務運営をサポートする重要な役割を果たします。

秘書のサポートによって組織に良い効果をもたらすかどうかは、秘書個人の能力によります。

よって、秘書にはタスクを同時に管理できる能力はもちろん、コミュニケーション能力や組織力の高さが求められます。

ここから、具体的に秘書に向いてる人の特性や、向いてない人の特性について見ていきましょう！

秘書に向いている人とは？向き不向きの特徴

秘書に向いている人かどうかは、多くの側面からパーソナリティを見ると、ある程度判断することができます。

私は秘書をしつつ、新しい秘書の採用活動にも携わっていましたので、

どんな人が秘書に向いていて、どんな人が向いていなかったのかを、様々なエピソードと一緒にお伝えしようと思います。

秘書に向いている人の特徴

秘書が向いている人にはこんな特徴があります。

秘書は「支える立場のポジション」なので、事業に大きく踏み入ることはしませんが、その分サポート力が突出していなければいけません。

仕事上で常に人に敬意をもち、人が何を考えているのかに敏感に反応できる人は、サポート力が高まるので、秘書に非常に向いています。

また、秘書として携わるアシスタント業務には、細かい仕事や雑務も多く含まれます。

これは、一般的に多くの人が「めんどくさい」と思うような業務のことです。

周りが手間でやりたくないと思うような業務を、気にせず取り組めるような人は秘書の素質があります。

あまり注目されることのない仕事を、いかに丁寧にできるかが秘書として役に立てるかどうかが決まるのですね。

そして、秘書が行う仕事には、計画性や確実性、臨機応変さもとても重要です。

組織の重要人物の秘書をするうえで、ミスばかりしていると、組織に必ず悪影響を与えます。

業務に対して、堅実かつ柔軟に対応できる人が秘書に適しているでしょう。

秘書向きな人の特徴を紹介してきましたが、

「秘書に向いていない人」の特徴を理解することで、秘書に向いている人を導き出す方法もあると思います。

ここからは、秘書に不向きな人の特徴を紹介しますね。

秘書に向いていない人の特徴

秘書に向いていない人の特徴をまとめました。

秘書は、あくまでサポート業務がメインなので、自分からガツガツ仕事をしていきたい人には適していません。

また、秘書業は細やかで行き届いた気配り、雇い主のことを常に考えて行動することが重要なので、がさつな人や、マイペースな人も合わないでしょう。

コミュニケーションの面でいえば、雇い主とその周りの幅広い層と関わることは必須です。狭いコミュニティを好む人や、一定の年齢層とのコミュニケーションに苦手意識のある人は、秘書に向いていないことがわかりますね。

向いていない人が秘書になると、雇う側と雇われる側の双方が不快な思いをし、毎日苦痛な時間を過ごさなければいけなくなります。 秘書の採用活動の際は、その人が本当に秘書の仕事をしたいと思っているかどうか、その本心を見極め、導き出してあげないといけません。

秘書として向いている人と向いていない人は、両極端のタイプといえますね。

ミスマッチが起こらないよう、適切に向き不向きを判断するようにしましょう。

秘書の仕事内容

秘書の仕事内容は、ズバリ、サポートを正確にすることです。

実際にすることは、

これ以外にも、雇い主とのやり取り次第で、いろんな分野の業務に携わりますよ。

秘書は組織のリーダー的なポジションを支える役なので、目上の人たちと密にコミュニケーションをとります。

どれだけ信頼関係が築けているかどうかで、対応する業務の幅も変わってきますよね。

自分がスキルアップすればするほど、より広い分野の仕事にも関わることができるのが、秘書の仕事の特徴です。

秘書に向いている人になるための必要なスキル

秘書は、ポテンシャル的な向き不向きはありますが、能力を身につけることで秘書に向いている人になることもできます。

秘書に向いている人になるためには、どんなスキルや資格が必要であるかについて説明していきます。

秘書に必要なスキル

秘書の仕事は、組織が問題なく業務を進められるような、有益なアシスタントができる能力が必要です。

以下に、秘書に必要なスキルを挙げました。

 情報管理能力

スケジュール管理はもちろん、文書やデータの整理など、情報を正確に管理する必要があります。

 幅広いコミュニケーション能力

上司や同僚、顧客など、広い分野の人たちと円滑に対話をしながら、情報の受け渡しをスムーズに行う能力が求められます。また、メールや書面での効果的なコミュニケーションも不可欠です。

 状況判断能力

イレギュラーな状況にも臨機応変に対応し、急な変更に適応できる柔軟性が必要です。

 デスクワークの技術スキル

最低限のオフィスソフトウェアやデジタルツールのスキルが必須で、より多くのPCスキルも磨いていく必要があります。

 ストレス耐性能力

緊張感のある場面や、ミスのできない重要な場面も多くありますが、プレッシャーに対処できるストレス耐性が求められます。

 言語スキル

 必要に応じて、外国語スキルが有用になる場合があります。

秘書に必要な資格

秘書の仕事で、絶対に持っていないといけない資格はありませんが、持っていれば、有効になるものがいくつかあります。

 秘書検定

ビジネスマナーを含めた基本的なことを学べます。

 簿記検定・ビジネス会計検定

財務管理や経理に関連するスキルが身につくので、秘書の職務に財務データの入力や管理が含まれている場合、知識が役立ちます。

 労務管理資格

秘書の職務に人事管理が含まれる場合、雇用法や従業員関係に関連する知識が、役立つ場合があります。

 言語資格

TOEFL、TOEIC、ビジネス英語資格など。

 組織の事業に関わる資格

秘書の仕事は、その組織の事業に関する知識も必須です。事業に関連のある資格をとって知識を身につけることで、より正確かつ幅広い業務に対応することができるでしょう。

まとめ

実際のエピソードや、関連のあるスキルや資格をまじえて、秘書について説明してみました。

秘書の向き不向きを見誤らないようにするための、お手伝いになればと思います。

あなたも、自身や周りの人を診断してみてくださいね！