今の時代、秘書はいらないのでは？と思うことはありませんか？
たしかに従来の秘書のあり方だと、“いらない”という考えも増えています。
しかし、新しく求められている秘書の形が、今注目を浴びていますよ。
秘書がいるorいらないを判断をする際の、新しい視点となると思います！
秘書がいらないのは、仕事内容が薄いから？
秘書の仕事は、『本当に価値あるのかな？』と疑問に思うところ。
事務作業なども多いので、
『雑務に過ぎないんじゃないの？』
『もっと重要な仕事にお金を使うべきじゃない？』
と感じている人もいますよね。
その結果、
“今の時代、こんな仕事はもう必要ないのではないか”
と考える人が多いわけです。
では本当に、秘書の仕事は雑務ばかりなんでしょうか？
リアルな秘書はどんな仕事をするのか、説明します。
秘書の仕事内容って？
秘書リアルな１日をみてみましょう。
オフィスに着くなり、まずはメールのチェック。急ぎのメールはすぐに返信し、上司のスケジュールを確認して、その日のアポイントメントに漏れがないかを確認。
アポイントメントに必要なものがあれば、朝のうちに準備する。
朝のミーティングの準備をし、必要な資料を整える。
来客の対応や電話応対も多い。同時に、上司が必要とする資料の準備や報告書の作成を進める。
昼休憩はサクッと短めにとり、間に合っていないものがあればランチを取りつつも仕事。
上司のスケジュールに合わせて、会議のセットアップ、関連する人たちとのコンタクト、後日のアポイントメントの調整など。急に舞い込んでくる仕事も多いので、緊急のタスクに対応することも多々。
翌日のスケジュール確認や、その日の業務のフォローアップ。最後に仕事の優先度を考慮して、未完了のタスクをリストアップし、明日の準備まで。
いっけん、ルーティンワークのような単純さも感じられますが、本当に秘書の仕事は必要性の薄いものなのでしょうか？
秘書業務の価値や意義はどこにあるのか？考えてみます。
秘書の業務は薄っぺらいの？
スケジュール調整や書類整理、電話応対など、「単純な事務作業をするだけ」という視点で見れば、秘書の仕事は薄っぺらいと思われることも多々。
誰でもできる仕事ともいえるし、ましてや今の時代なら機械にお願いできる仕事もあります。
だから、秘書の仕事は重要だ！といわれても、ピンとこないんですよね。
秘書業務の表面的な部分を見れば、たしかにその意見は正しいです。
たとえば、社外に出す書類であれば、稚拙にならないよう、プロフェッショナルで高クオリティな出来が求められます。また、来客対応や電話応対では、秘書の振る舞いや行動が新しい仕事のきっかけになることもあります。
これにはたしかな経験値と専門的な知識も必要ですね。
どちらの意見も間違ってはいないので、秘書に関して簡単には、いるorいらない を判断できないですよね。
ココで、実際の社長たちの意見を聞いてみましょう。
秘書はいらない？いる？リアルな社長の意見とは
リアルな社長の意見を、秘書いらない派、秘書いる派 に分けて紹介します。
秘書がいらない人の意見
正直、スケジュール管理やメールの対応？ これくらいなら、今はテクノロジーを活用すれば簡単にできるし、わざわざ人にやらせる必要あるのかなって。
自分でできないことはアプリがやってくれるし、そんなに難しいことじゃない。
それに、秘書に頼むより自分でやった方が、早いし正確だと思うことも多いんですよね~…
あとは、秘書っていうとなんか昔のビジネスのイメージがあるじゃないですか。
今はもっと効率的で、自立した働き方が求められていると思う。
積極的なチームでサポートし合う方がいいものが生まれる気がするし、何か決まった仕事だけを頼むという働き方が時代遅れだと感じますね。
そういう意味では、秘書の役割ってもう古いんじゃないかと。
秘書がいる人の意見
秘書って一見すると、日常の細かいタスクをこなしているだけに見えるかもしれませんが、実は組織の効率性を大きく高めているんです。
スケジュール調整や資料準備など、仕事の細かい部分を並行して効率よくこなしてくれ、仕事の見逃しをカバーしてくれるのがありがたい。これら全てがスムーズに行われることで、やっと私は重要な仕事に集中できるんですよ。
あとは、秘書はコミュニケーションのつなぎ役としても非常に助けてくれています。
社内や外部の人たちとやり取りを丁寧に、密にすることで、仕事が気持ちよく進んでいきますね。ミスの防止にもつながっています。
それに、たしかに今のテクノロジーはすごいですが、テクノロジーにはできない人間らしい細やかな気配りや対応力って、ビジネスを続けていくうえで、最も重要な能力ともいえるんですよ。
「人間関係の構築」という面では、秘書は大きな役割ですし、優れています。組織内外での信頼関係を築く上で、秘書が重要なんですよね。
秘書は単なるアシスタントというより、むしろ組織の成功を支える重要なキーパーソンといえます。もっと言えば、そのような秘書が現代に求められている、真の秘書だということでしょうね。
だから、これからも秘書の存在は欠かせないと私は確信しています。
どちらも実際にある意見ですから、無視できませんよね。
秘書の必要性を考えるうえでは、これら両方の意見を加味して、自分の働くスタイルに当てはめていく必要があります。
【秘書の必要性】いらない派といる派での相違点
秘書がいらない派といる派の相違点をみると、「自分にとって秘書の必要性はどうか」がわかるようになります。
それぞれの特徴を比べて、相違点をみていきましょう
秘書いらない派の特徴
- テクノロジー重視
-
ツールやアプリの発達により、これらを活用して業務を効率化するのが得意であり、人よりもテクノロジーに頼ることを好む
- 自己管理能力
-
スケジュールやタスクを自分で管理することに自信があり、他者の介入をあまり必要としない
- フラットな組織文化
-
職場環境において、全員が多様な業務を分担するのが当たり前になっている
- コスト削減志向
-
経費削減を重要視し、人件費などのコストを最小限に抑えたいと思っている
秘書いる派の特徴
- 人間的対応の重視
-
対人スキルや人間らしい配慮を好み、これらをテクノロジーでは代替できないと考えている
- 多忙で複雑な業務
-
多くの会議や外部との連絡を常に抱えていて、これらを管理するサポートの必要がある
- コミュニケーションの価値
-
社内外の人間関係の構築や、効果的なコミュニケーションを最重要と考えている
- 伝統的または大規模な組織
-
伝統的なビジネスモデルや大規模な組織において、秘書の役割を不可欠と考えている
発達したテクノロジーやツールを使いこなすことにより、業務効率を著しく引き上げることが、現在の環境で実現できているかどうかという点です。
実現できているのであれば、秘書の必要性はないといえますし、実現できていないのであれば、秘書をうまく活用することで理想とするビジネススタイルを実現することができるといえます。
秘書のいる、いらないの答えを導き出すのではなく、自分の働き方、組織の文化、業務の性質などをふまえて、総合的な視点でどちらが自分のスタイルに合うのかは判断することが最重要ということですね。
とはいえ、テクノロジーの発展によって、以前より「秘書をいらない」とする意見が増えてきているのは事実ですよね。
最後に、秘書がいらないとされる環境下では、どのようなものが必要とされつつあるのかをみていきましょう！
秘書がいらないとされる中、代わりに求められているもの
秘書をいらないとする人たちの意見はこうです。
『秘書の仕事って、高度なスキルがなくても誰でもできない？』
『もっと創造的な仕事があるハズだ』
つまり、秘書の仕事に多様性を感じておらず、秘書が組織に与える貢献が微々たるものであると考えているのですね。
では、そんな秘書がいらない派の人たちが求めているものは何か。
それは、
です。
従来の秘書のような単純な作業だけをする、いわゆる誰でもできるような仕事は、AIなどが発展してきた今、機械をうまく使いこなせばまかなうことができますからね。
ただ、AIを駆使しても、一人では抱えきれない高度な仕事も必ずでてきます。
そこで求められるのが、多能力と対人スキルを兼ねそなえた秘書 というわけです。
このようなチームへの貢献度が大きい秘書であれば、組織の全体像としてのチーム力を底上げしてくれますから。
しかし、『そんな秘書、いるの？』と思うのが当然の疑問です。
普通に採用しようとしたらかなり難しいですが、自分が優秀な秘書が揃っているところへコンタクトをとればいいのです。
簡単にいうと、
《採用率１％という難関をくぐりぬけた優秀な秘書しかいない、秘書サービスを利用する》
これだけで解決です。
秘書サービスとは、スキルのある秘書が多く在籍していて、価値あるアシスタントをオンラインでのやり取りを通して提供してくれるサービスのこと。
経営者やひとり社長さんの間でも、かなり広まってきているサービスであり、使いやすくて丁寧なうえに、コストもかなり安く抑えられると定評があります。
本当に便利な世の中になってきましたよね。
秘書によるアシスタントサービスでは、細かいものを含めると多くのサービスが存在していますが、厳選したえりすぐりのアシスタントサービスについては、調べてまとめたものを下記に記載しておきました。
どうやら期間限定の無料お試しもできるようでしたので、
ご興味あればチェックしてみてくださいね。
