今の時代、秘書の必要性を疑問に思うことはありませんか？
実際に社長が答えた、秘書の必要性を紹介します。
最適なのは、従来の秘書の良さもテクノロジー進化の利点も両方うまく生かしていくこと。
秘書がどうしたらビジネスの成功のための静かな力となるのか判断しながら探ります。
秘書の仕事から必要性を考える
秘書の必要性を考えるには、秘書のどんな仕事がどんな効果をもたらしているのかを考える必要がありますよね。
秘書の仕事から好影響が生まれるかどうかを見ていきましょう！
秘書の仕事内容とは
秘書の仕事をジャンルごと見ていくと、主に次のように分けられます。
それぞれのどんな効果があるかも合わせて見ていきます。
- ．管理業務
-
文書管理、スケジュール管理 など
効果
ビジネスをしていると、整理整頓して管理するべき書類や名刺はあふれかえります。
これを自分ですべて行おうとすると、時間がとられるうえに管理が雑になるので、秘書に任せることにより、自分の手間の大幅削減と丁寧な管理ができるようになります。
よって、全体的な仕事の質はあがる効果があるでしょう。
- ．コミュニケーション業務
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電話、メール、来客の対応
社内の他部門や外部のお客様との連携を補佐 など
効果
社内外での電話やメールでのコミュニケーションや連携は、関わる人が多くなればなるほど、やり取りの一部を第３者に任せたほうが効率が良くなります。
事務的な部分だけでも、秘書に任せることでやり取りを考える時間と手間が減り、自分自身の柔軟なコミュニケーションにつながります。
- ．サポート業務
-
報告書や資料作成の代理
必要情報のリサーチ・分析 など
効果
資料作りやリサーチ業務は、自分の意図に忠実に従いたいのであれば、自分がやるべきですが、任せても問題のないものであれば、秘書にサポートしてもらったほうが確実にいいです。
何かに時間をかけて調べて作成することは、こだわりすぎると他の重要な任務がおろそかになる危険があります。
任せるべき業務をきちんと分別して秘書に任せることで、本来自分が集中すべきことに能力を費やすことができます。
- ．社内会議や打ち合わせの運営
-
会議や打ち合わせに必要なものの手配と事前準備 など
効果
「会議の時間が長いほど、会社の業績が悪い」という言葉もあるように、会議や打ち合わせは、いかに効率よくできるかが大切です。
貴重な時間を使う会議が、価値のあるものになるかどうかは、手際のいい事前準備がいります。
必要な準備を秘書に任せることで、スムーズな会議運営ができるようになります。
- ．出張や会食の手配
-
出張の計画、交通機関や宿泊施設の予約
会食時のお店のリサーチと予約 など
効果
予約に手配は誰でもできる仕事です。ミスをしない秘書に頼みさえすれば問題はないので、積極的に秘書に任せることで、自分の時間が増えます。
- ．財務業務のサポート
-
細かい経費の処理
レシート管理、予算管理 など
効果
専門的な部分は税理士などの専門家に任せるべきでしょう。
ただ、専門家にお願いする前の段階の細かい財務業務は特に負担が大きいです。
財務関係は特にミスがあってはならないので、秘書などに担当させて特化させたほうが長期的にみて、会社に良い流れをもたらします。
- ．個人的な業務のアシスト
-
個人的な予定の調整
プライベート的な任務のサポート など
効果
秘書との関係性をうまく気づけば気づくほど、個人的な業務のお願いもしやすくなります。
自分に寄り添ってくれる秘書をつけることで、いろんな角度からサポートしてもらえるようになれば、仕事もプライベートも双方に時間と気持ちの余裕が生まれます。
秘書としての仕事にそれぞれ効果があるのは間違いないですね。
実際に秘書に効果を感じている社長は、何年も秘書をつけ続けていることが多いです。
上記のような効果を実感しているからでしょう。
多くの効果をもたらす秘書のアシスタント業務ですが、組織の中の役目としてはどんな立ち位置なのでしょう？
追って解説していきます。
秘書の役目とは
秘書って独特な立ち位置の仕事ですよね。
立場としては他の従業員と変わらないのに、組織のトップと言われる人たちの近くで仕事をしなければいけません。
つまり秘書の役目は、組織内で影の中核として機能することです。
秘書は、単に業務をこなすだけでなく、組織内外の人とのコミュニケーションを円滑にするための橋渡しのような役目であるべきです。
よって、細やかな気配りと丁寧な対応、信頼性と慎重さが重要です。
組織の日常を支えられるように責任をもって動いてくれる秘書がいることで、業務がうまく進み、結果的に業績のアップにつながります。
秘書は、組織の成功を見えないところで支える、不可欠な役割といえますね。
秘書の必要性はあるのか
秘書がいるのかどうかについて。
一部、機械ができるようになってきた仕事もあるため、秘書はもう必要ないという人もいます。
しかし他方で、秘書が持つ人間らしさや、細かい配慮、組織でのスムーズなコミュニケーションを必要に思う人もいます。
ここでは、秘書について視点が異なる人たちの意見を見ていきます。
秘書が必要な人の意見
秘書が必要な人の意見として、実際にずっと秘書をつけ続けている社長の意見を紹介します。
- 自分でやるべき仕事と、他に任せるべき仕事を明確に分けているため、どうせ任せるなら信頼できる秘書にお願いしたいから
- 経営者としてひとりで考えて孤独を感じることもあるが、少しでも秘書とコミュニケーションをとることで孤独感が薄れるから
- 秘書と仕事をしていくうちに、何も言わなくともコチラ側の意図を察知してくれることも増え、「究極の手間省き」になってすごく助かるから
- 経営者の立場として従業員に話しにくいことも、信頼関係を築いている秘書になら話せることもあり、自分以外にも把握しておいてほしいことがある時に、必要性を感じるから
- 自分が忘れそうなことも、秘書がカバーしてくれる安心感があるから
秘書が不要な人の意見
社長であっても、一貫して秘書はいらないという人もいます。
秘書を不要とする社長の実際の意見を紹介します。
- 自分のことは自分で把握しておきたいから
- 秘書との信頼関係を作るまでに時間がかかるから
- いろんな機械やサービスを駆使すれば、秘書がいなくても成り立つから
- 秘書ひとり雇うまでの予算が足りないから
- 仕事量的に秘書を雇うまではいかないから
どちらの意見も尊重すべきものでしたね！
テクノロジーの進歩により、機械ができる仕事が増えているのは事実です。
その点では、秘書の仕事は従来と比べて変化しているでしょう。
ただ、機械が読み取ることのできない、雇い主の隠れた要求に気づいてフォローをしていくのが秘書の仕事なので、人間同士の関係性の中でしかできない仕事があります。
つまり、秘書の必要性を感じる人の特徴は、「人からの支え」を必要としているということでしょう。
秘書からの支えを価値あるものだと実感している人は、秘書をもつことにメリットを感じています。
秘書のメリットについて、「秘書を不要」とする意見も加味したうえで、見ていきたいと思います！
秘書の必要性がある？メリットは？
偏らない視点で秘書のメリットを見ていきます。
- 人間管理による効率性の向上
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秘書が、人間特有の判断と調整能力に基づく、スケジュール管理や日常業務の整理をすることで、重要な仕事に集中できる時間を作り出します。
- 良好な対人コミュニケーションができる
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秘書が、顧客や社内での対話において、人間らしい接触をすることで、価値ある人間関係を作るサポートをします。
- 情報がスムーズに流れる
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秘書が組織の隠れた中心として機能することで、適切な情報をうまく取りまとめて必要な人に伝えるという重要な役割をしてくれます。
- ストレスの軽減とワークライフバランスの向上
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物理的な仕事量の削減はもちろん、秘書が機械にはできないような細かい部分までサポートしてくれるので、心理的な安心も生まれ、ストレスは軽減。プライベートな時間も有意義に過ごすことができます。
- 大切な情報を守ってくれる
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秘書は機密情報を安全に扱い、信頼できる守り手となります。
「秘書を不要」という意見も、テクノロジーの進歩やコスト削減の観点から見れば正しいといえますが、人間特有の能力や対人関係の構築など、秘書がもたらす独自の価値はテクノロジーでは代替できないこともあります。
す。
秘書が必要か不要かは、自信がビジネスのどこに重きを置いているかにゆだねられます。
上記のメリットが現状に必要であるならば、秘書を検討すべきです。
ただ、従来のような秘書を検討するよりは、「時代に即した秘書」を検討するほうが、より効率的です。
秘書の賛成派と反対派のどちらの意見も取りいれて良いとこどりしたような秘書が、現代には存在しているからです。
最後に、秘書を検討するあなたにとって有益な情報を、お伝えしていきますね！
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