できる秘書とはどんな人材なのか、わかりにくいと思うことはありませんか？
組織にどんな効果をもたらすのかは、デキる秘書とデキない秘書では圧倒的な差があります。
仕事ができる秘書は、組織でどのように働くのか。できない秘書と比較しながら解説します！
できる秘書を知るには、秘書の仕事内容を知る
できる秘書を知るには、まず秘書がどんな仕事をしているのかを知ると良いです。
- 電話応対、メールの返信処理
- アポイント予約の調整、来訪者対応
- 社内文書の作成、社外向け文書の作成
- データ整理や入力作業
- リサーチ業務
- 出張・会食の予約手配
- 人事・経理部門のサポート業務
- 雇い主の個人的なアシスタント業務
秘書の仕事は、主に経営者や管理職の日常業務をサポートし、組織の中核を担う人たちが効率的に仕事を進められるようにする役割ですね。
上記の仕事内容のように、重役の人たちのスケジュール管理やアシスタントをすることになるので、組織に好影響を与えるような能力が必要です。
たとえば、クリアで効果的な伝達能力や聞き手のニーズに応じた情報の伝達能力。
その他に組織力も重要なので、日々のタスクの優先順位付けがスムーズに行える必要もあります。
また、もっとも求められる能力として、細部に気を配る注意力や文書作成やデータ入力においての正確性は不可欠です。
そして、秘書はしばしば機密情報を取り扱うため、重要職務の一端を担っているというプロ意識も欠かせませんよね。
このように秘書は、組織の効率的な運営を支えるために、多岐にわたる役割を果たしているので、スキルと資質を備えた人材ができる秘書といえますね。
できる秘書はどう仕事をこなす？
できる秘書が各仕事をどのようにこなすか、具体的に説明します。
プロ意識のもとで丁寧に通話を受け、必要な情報を効率的に伝達。
メールには迅速かつ上品に返信し、必要なことをわかりやすく伝える。
会議やミーティングなどの予約を、予定の衝突がないように確実に調整。そのために雇い主の日程を把握し、限られた時間のなかでいかに生産的にスケジュールを組み込めるかを考える。
来訪者対応では、丁寧に迎えて待ち時間中のもてなしをし、来訪者が快適に待機できるように気を配る。また、経営者や関連部署との円滑なコミュニケーションを促進できるよう、訪問の目的に合わせた事前の準備も欠かさない。
文書作成は、組織内の情報共有のために重要なので、作成の際に、正確性・明確性・簡潔さを心掛け、対象読者のニーズに応じた情報の整理・提供。
特に、社外文書では会社のイメージを損なわないように注意深く対応する。
様々な形式を使い分けてデータを整理し、アクセスしやすく管理。これには組織の機密の情報も含まれるので、情報のセキュリティにも注意して気を配る。
入力作業では、精度が大切なので、顧客データベースの更新、財務情報の入力などを正確に行えるように慎重なチェックと確認を常にする。
競合他社の活動や業界の動向を見て、雇い主の意思決定をサポートするような情報を収集。集めた情報は、分析をして重要ポイントをしぼってまとめる。
分析結果や収集データをもとに、わかりやすい資料を作成。
必要な情報を効率的に収集し、雇い主が必要とする形でスピーディーに情報を提供。
出張先での予定を考慮して、効率的な移動ルートやスケジュールを計画。
会食予約では、適切なレストランの選定、参加者の食事の好みやアレルギーに関する情報の把握をしてお店をおさえる。会食がビジネスミーティングを兼ねている場合は、プライベートな雰囲気を維持しつつも、ビジネスに適した環境を選ぶセンスも問われる。
部門の効率化と組織全体の機能向上に貢献。
人事部門では、従業員データの管理や採用プロセスのサポートを正確に行いながら、従業員のフォローアップ対応にまで気を配る。
経理部門では、請求書処理、経費報告などの数字を扱う仕事を緻密(ちみつ)にこなしながら、予算管理のアシストにも関わって、経理部門の負担を軽減。
いずれの部門も、細部に気を配りながら、全体の目標と組織のニーズを見失わないようにする。
雇い主の身の回りのことに関して、個人的な業務サポートから日々の生活に関することまで細やかで行き届いたサポートをする。
雇い主のプライバシー尊重は常に心掛けるため、個人的ニーズに合わせながら対応。
ここには信頼関係がないと成り立たないため、継続したレベルの高いサポートで雇い主を安心させる。
このようにできる秘書は、プロ意識のもとで丁寧に心を込めて業務を行います。
雇い主や組織のニーズに敏感であり、柔軟かつ素早くに対応できることが、「できる秘書」の特長です。
デキる秘書とデキない秘書の違いは？
デキる秘書とデキない秘書の違いは、秘書にとって重要な能力である以下の項目において、ハッキリと違いがあらわれます。
- 秘書にとって重要な能力① 組織力と時間管理能力
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デキる秘書
スケジュールを巧みに管理できるので、複数のタスクを効率的に処理できる
デキない秘書
予定を頭の中でうまく組み立てられず、大事な会議を忘れることも。業務の優先順位付けが苦手
- 秘書にとって重要な能力② コミュニケーションスキル
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デキる秘書
明確で効果的な人間交流ができ、状況を考えてピッタリな伝達方法を選ぶのが得意
デキない秘書
伝えたいことを言語化したり、要約したりすることが苦手なので、しばしばやり取りで誤解を招くようなことも
- 秘書にとって重要な能力③ 対応力と柔軟性
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デキる秘書
急な変更や予期せぬ問題にも冷静に対処できるので、緊急時でも頼りになる
デキない秘書
計画が変更なったり、イレギュラーなことが起こったりすると、状況判断ができなくなりパニックになることも
- 秘書にとって重要な能力④ プロ意識と適応能力
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デキる秘書
組織のイメージを背負っているというプロ意識を持つことができ、秘書としてのプロフェッショナルな態度を場面に応じて使い分けることができる
デキない秘書
職務に対する姿勢が不適切であり、うっかり秘密を漏らしてしまうことも。信頼性に欠ける行動を取りがち
- 秘書にとって重要な能力⑤ 問題解決能力
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デキる秘書
複雑な問題が生じても、これまでの経験をもとに自ら解決策を見つけ出して行動することができる
デキない秘書
問題が起こると委縮して立ち止まってしまい、常に他者に助けを求める
これらの違いは、秘書としてのスキルだけでなく、対応の質や職務に対する姿勢にも大きく関わっていますよ。
デキる秘書は、自らの働きが組織全体の効率性と生産性が向上させますが、デキない秘書は向上させるどころか、業務フローに支障をきたしてしまいますね。
できる秘書とできない秘書の特徴をまとめておきますね。
デキる秘書
- 仕事や予定を上手に管理し、時間を効率的に使える
- はっきりと分かりやすく伝えることができ、人とのやり取りが得意
- 急な変更や予期せぬ事態にも動じず、状況に合わせてうまく行動できる
- プロフェッショナルな態度を保ち、秘密の情報もしっかり守る
- 問題に直面しても、自分で考え解決策を見つけ、積極的に行動
デキない秘書
- 予定の管理や仕事の順番付けが苦手
- 人とのやりとりで誤解を招くことが多い
- 予期せぬ変更にうまく対処できず混乱する
- プロ意識の姿勢が不十分であり、他人からの信頼を得にくい
- 問題解決に消極的で他人に依存する傾向
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